Worum geht es?
Kaufleute für Büromanagement organisieren und bearbeiten bürowirtschaftliche Aufgaben. Außerdem erledigen sie kaufmännische Tätigkeiten in Bereichen wie Auftragsbearbeitung, Beschaffung, Rechnungswesen, Marketing und Personalverwaltung.
Organisieren und kommunizieren
In Industrie- und Handelsunternehmen, Handwerksbetrieben sowie in der öffentlichen Verwaltung oder auch bei Verbänden wickeln Kaufleute für Büromanagement vielfältige Büroprozesse ab: Am Computer schreiben sie Geschäftsbriefe, Protokolle, Aktenvermerke oder Berichte. Sie bereiten Daten auf und erstellen z.B. Abrechnungen, Präsentationen oder Statistiken. Außerdem planen, koordinieren und überwachen sie Termine, empfangen Besucher, nehmen Telefonate entgegen, sichten die eingehende Post oder beschaffen benötigtes Büromaterial. Wenn Geschäftsreisen zu organisieren sind, buchen und reservieren Kaufleute für Büromanagement Hotelzimmer und ermitteln die günstigsten Verkehrsverbindungen. Außerdem bereiten sie Veranstaltungen wie Besprechungen, Konferenzen, Tagungen oder Web-Seminare organisatorisch vor bzw. nach. Auch wenn es im Büro einmal etwas hektisch zugeht, behalten sie den Überblick.
Damit sie Kunden und Bürgern, aber z.B. auch Kollegen, Verbänden oder Lieferanten fundierte Auskünfte erteilen können, müssen Kaufleute für Büromanagement ihren Betrieb bzw. ihre Behörde, die verschiedenen Arbeitsbereiche sowie die Zuständigkeiten von Kollegen und Vorgesetzten gut kennen und kommunikativ sein.
Viele Aufgabengebiete
Auch die Abwicklung von Aufträgen kann zu ihren Aufgaben gehören: Kaufleute für Büromanagement nehmen Anfragen entgegen und beraten Kunden über die jeweils angebotenen Produkte oder Dienstleistungen. Gemeinsam mit den Kunden stimmen sie die Grundlagen des Angebots aus kaufmännischer Sicht ab. Nach der Auftragsbestätigung wirken Kaufleute für Büromanagement auch an der Abwicklung des Auftrags mit: Sie holen z.B. auftragsbezogene Daten ein und werten sie aus oder prüfen, ob die Leistung auftragsgemäß erbracht wird. Zudem erstellen sie die zugehörigen Begleitdokumente und Rechnungen, führen Vor- und Nachkalkulationen durch und überwachen den Zahlungseingang. Nicht zuletzt ermitteln sie im Rahmen der Auftragsnachbereitung auch die Kundenzufriedenheit. Auch etwaige Beschwerden und Reklamationen nehmen sie entgegen und bearbeiten sie.
Je nach Aufgabengebiet können Kaufleute für Büromanagement auch in Bereichen wie Einkauf und Logistik, Personalverwaltung, Rechnungswesen, Marketing oder Öffentlichkeitsarbeit tätig werden. Dann sammeln sie beispielsweise Belege, erstellen, kontieren und begleichen Rechnungen oder bearbeiten Vorgänge wie Urlaubs- und Krankmeldungen. Auch übernehmen sie ggf. die Pflege des Firmenprofils in sozialen Netzwerken, aktualisieren nach Vorgabe die Internetpräsenz des Unternehmens und wirken bei Onlinemarketing-Kampagnen mit, beispielsweise indem sie die Adressen für den Newsletter-Verteiler aktualisieren.
Verwaltung, Recht, Finanzen
Im öffentlichen Dienst haben Kaufleute für Büromanagement direkten Kontakt zu Kunden und Bürgern, z.B. wenn sie Anträge auf das Ausstellen von Ausweisen oder Pässen entgegennehmen. Sie sind nicht nur bei der Antragstellung behilflich, sondern klären auch Sachverhalte und prüfen z.B., ob ein Widerspruch gegen die Entscheidung einer Behörde form- und fristgerecht eingereicht wurde. Hierzu wenden sie die spezifischen Vorschriften an und stellen Bescheide aus. Zudem wirken sie an Verwaltungsvorgängen sowie im Haushalts- und Kassenwesen mit.
