Aufgaben und Tätigkeiten kompakt

Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement der Fachrichtung Außenhandel planen und überwachen Einkaufs-, Logistik- sowie Verkaufsprozesse im In- und Ausland und wirken bei deren Optimierung mit. Sie steuern den Daten- und Warenfluss von der Bestellung bis zur Anlieferung. Dabei nutzen sie verschiedene Beschaffungs- und Vertriebswege, insbesondere auch Onlinekanäle, und wickeln elektronische Geschäftsprozesse (E-Business

Fachworterklärung

E-Business

Abkürzung für electronic business

Engl. Bezeichnung für alle Arten von Geschäftsprozessen, die mithilfe digitaler Informations- und Kommunikationstechnologien abgewickelt werden (z.B. Geschäftsanbahnung und -abwicklung, Werbung, Online-Banking, Kundenservice).

) ab. Sie beobachten und analysieren in- und ausländische Märkte, ermitteln Bezugsquellen oder Absatzmöglichkeiten auf in- und ausländischen Märkten, vergleichen Preise und erstellen Angebote. Ist ein Abschluss zustande gekommen, bestellen sie die Waren, handeln Liefertermine sowie -bedingungen aus, schließen Transportverträge ab, erledigen Zollformalitäten, überwachen den Weg der Sendungen und bearbeiten den Zahlungsverkehr. Ihre Kunden beraten sie umfassend über das Waren- und Dienstleistungssortiment. Darüber hinaus übernehmen sie Aufgaben im Controlling, führen zielgruppengerechte Marketingmaßnahmen durch und wirken bei unternehmensübergreifenden Projekten mit.

Aufgaben und Tätigkeiten (Beschreibung)

Worum geht es?

Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement der Fachrichtung Außenhandel wickeln für das eigene Unternehmen oder für Geschäftskunden Import- und Exportgeschäfte ab.

Ein- und Verkauf

Sie sorgen z.B. dafür, dass für die Fertigung im eigenen Unternehmen ausreichend Material auf Lager ist, dass Rohprodukte für Kundenbetriebe aus Industrie und Handwerk rechtzeitig eintreffen, dass die Regale von (Einzel-)Handelsbetrieben bzw. die Lager von Online-Shops stets gefüllt sind oder dass zu exportierende Waren sicher am Bestellort ankommen. Sie beobachten die Märkte und das Verbraucherverhalten, spüren Bezugsquellen bzw. Abnehmer auf, kalkulieren Einkaufs-, Verkaufspreise, Transportkosten sowie ggf. Zollgebühren, und erstellen Angebote, die sie den Kunden unterbreiten. Kommt es zum Abschluss, handeln sie Zahlungsmodalitäten, Lieferbedingungen und -termine aus.
Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement steuern sämtliche Ein-, Verkaufs- und Logistikprozesse von der Bestellung bis zur Auslieferung und Rechnungsstellung. Dabei spielen digitale Hilfsmittel eine große Rolle. So setzen sie z.B. zur Ressourcenplanung oder zur Verwaltung von Kundenbeziehungen E-Business-Systeme

Fachworterklärung

E-Business

Abkürzung für electronic business

Engl. Bezeichnung für alle Arten von Geschäftsprozessen, die mithilfe digitaler Informations- und Kommunikationstechnologien abgewickelt werden (z.B. Geschäftsanbahnung und -abwicklung, Werbung, Online-Banking, Kundenservice).

ein und verfolgen Sendungen mithilfe von Tracking- und Tracing-Systemen

Fachworterklärung

Tracking- und Tracing-Systeme

Logistische Softwaresysteme, die Auskunft darüber geben, wo sich Waren zu einem bestimmten Zeitpunkt befinden. Der Status einer Lieferung kann damit sowohl vor als auch nach der Zustellung überwacht, überprüft und dokumentiert werden. Ziel ist es, den Versandbetrieb zu optimieren.

. Eingehende Lieferungen kontrollieren sie auf Vollständigkeit sowie Unversehrtheit, prüfen die Transportpapiere und veranlassen die Lagerung bzw. die Weiterleitung zum Kundenbetrieb. Werden Sendungen direkt zum Kunden geliefert, erkundigen sich Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement nach der Zufriedenheit der Kunden mit der Lieferung, nehmen eventuelle Reklamationen entgegen und bearbeiten sie.
Ihre Kunden beraten sie umfassend über das Waren- und Dienstleistungsangebot des eigenen Unternehmens und bieten ggf. zusätzliche Dienstleistungen an. Aufgrund von Marktanalysen kennen sie die Ansprüche und Bedürfnisse der jeweiligen Zielgruppen und können so z.B. Vorschläge zur Sortimentsgestaltung machen oder über zielgruppengerechte Kommunikations- und Vertriebswege wie Onlineplattformen, Onlineshops, Social Media, E-Mail oder Telefon beraten. Um langjährige Kunden zu betreuen, neue Kunden zu gewinnen oder neue Märkte für ihre Waren zu erschließen, sind sie auch im Außendienst tätig.

Außenhandel

Zur Vorbereitung von Außenhandelsgeschäften ermitteln und dokumentieren Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement der Fachrichtung Außenhandel die Absatz- oder Beschaffungsmöglichkeiten auf den ausländischen Märkten. Sie schätzen die Risiken ein und gestalten abzuschließende Verträge entsprechend. Ggf. prüfen sie, ob bzw. welche Außenhandelsfinanzierungen möglich sind und bereiten Kreditabsicherungen vor. Bei der Auswahl von Transportmitteln und -wegen berücksichtigen sie neben den Besonderheiten der Waren, z.B. in Bezug auf Haltbarkeit, auch wirtschaftliche und ökologische Gesichtspunkte. Sie schließen Fracht-, Transport-, Lagerverträge ab sowie ggf. Transportversicherungen, und prüfen, beschaffen oder erstellen die international üblichen Warendokumente. Angebote, Auftragsbestätigungen oder Handelsrechnungen erstellen sie entsprechend der rechtlichen Vorschriften der jeweiligen Staaten. Gespräche und Verhandlungen führen sie auf Englisch oder in anderen Fremdsprachen. Dabei beachten sie auch jeweils die kulturellen Identitäten und Verhaltensweisen der Gesprächspartner.

Kontrolle und Steuerung

Um Risiken für den eigenen Betrieb oder die Kunden zu minimieren, holen Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement der Fachrichtung Außenhandel z.B. Auskünfte über potenzielle Kunden ein, über Dienstleister oder Lieferanten. Sie bewerten auch z.B. das Kauf- und Zahlungsverhalten von Geschäftspartnern und leiten daraus entsprechende Maßnahmen ab. Dies können z.B. Rabatte oder Zahlungsaufschübe sein. Auch finanz- und betriebsbuchhalterische Aufgaben sind zu erledigen: Kaufleute für Groß- und Außenhandelsmanagement buchen Belege, bearbeiten Zahlungsvorgänge, erstellen Kosten- und Leistungsrechnungen und erfassen bzw. überwachen Kosten. Im Bereich Controlling ermitteln und analysieren sie betriebliche Kennzahlen und leiten aus den Ergebnissen Vorschläge zum weiteren Verfahren ab.

Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen

  • Ein- und Verkauf planen, koordinieren und organisieren
    • Kundenaufträge entgegennehmen
    • Bezugsquellen ermitteln, Angebote einholen und vergleichen, Ein- bzw. Verkaufsverhandlungen (auch in einer Fremdsprache) führen, Angebote ausarbeiten
    • Transportketten nach wirtschaftlichen und ökologischen Kriterien auswählen
    • Lieferbedingungen und -termine mit Lieferanten und Speditionen führen, Transportverträge abschließen
    • Zollformalitäten erledigen, am elektronischen Zollverfahren mitwirken, Abgaben wie Zölle und Einfuhrumsatzsteuer berechnen
    • Sendungen überwachen, z.B. mit Systemen der elektronischen Sendungsverfolgung
    • elektronischen Versandhandel und zugehörige Logistikprozesse steuern
    • Waren annehmen und kontrollieren, Warenmängel reklamieren, Waren ein- und auslagern
  • Kunden betreuen
    • Kunden im In- und Ausland akquirieren

      Fachworterklärung

      akquirieren

      Akquirieren steht für erwerben oder anschaffen, insbesondere jedoch für das Werben von Kunden.

      Speziell in der Werbung und in der Wirtschaft: Als Akquisition (auch: Akquise) bezeichnet man das Werben neuer Kunden z.B. durch Vertreter (so genannte Akquisiteure).

      , beraten und betreuen, die Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern pflegen
    • Kunden Dienstleistungen anbieten, beim Auslandsgeschäft (Import-/Export-Geschäfte) beraten oder Rechtsfragen im internationalen Geschäfts- und Handelsverkehr klären
    • ggf. Miet- und Serviceverträge abschließen (falls die Ware vom Kunden auch gemietet statt gekauft werden kann)
    • Reklamationen bearbeiten
  • Finanz- und Betriebsbuchhaltung (Kostenrechnung), Controlling durchführen
    • die laufenden Geschäftsfälle buchen
    • Zahlungsvorgänge bearbeiten, Einhaltung von Zahlungskonditionen bei Zahlungsein- und -ausgängen überwachen (einschließlich Mahnwesen)
    • Auskünfte über Kunden, Dienstleister, Lieferanten einholen, Kauf- und Zahlungsverhalten bewerten
    • monatliche bzw. jährliche Betriebsübersichten erstellen, Jahresabschlussarbeiten erledigen
    • Kosten- und Leistungsrechnung durchführen
    • betriebliche Kennzahlen ermitteln, auswerten und Handlungsoptionen daraus ableiten
  • Tätigkeiten im Bereich Marketing und Werbung ausführen
    • Markt- und Konkurrenzanalysen durchführen
    • Marktforschungsergebnisse auswerten
    • zielgruppengerechte Werbe- und Verkaufsförderungsaktionen planen und durchführen