Aufgaben und Tätigkeiten kompakt

Veranstaltungskaufleute konzipieren Veranstaltungen, organisieren deren Durchführung und bereiten sie kaufmännisch vor und nach. Sie entwickeln beispielsweise zielgruppengerechte Konzepte für Messen, Kongresse, Konzerte oder Ausstellungen, schätzen Veranstaltungsrisiken ein, kalkulieren Kosten und erstellen Leistungsangebote. Sie akquirieren Kunden, beraten und betreuen diese vor und während der Veranstaltungen, erstellen Ablauf- und Regiepläne und setzen diese um. Dabei berücksichtigen Veranstaltungskaufleute veranstaltungstechnische Anforderungen, Gegebenheiten und Vorschriften ebenso wie betriebswirtschaftliche Rentabilitätsaspekte. Zum Schluss führen sie Erfolgskontrollen durch und erstellen Abrechnungen.
Sie beobachten das aktuelle Marktgeschehen im Veranstaltungs- und Eventbereich, erstellen Marketing- und Werbekonzepte und setzen entsprechende Maßnahmen um. Darüber hinaus bearbeiten sie personalwirtschaftliche Vorgänge und wirken an der Kosten- und Erlösplanung mit.

Aufgaben und Tätigkeiten (Beschreibung)

Worum geht es?

Veranstaltungskaufleute konzipieren und organisieren Veranstaltungen und sorgen für deren reibungslosen Ablauf. Sie kalkulieren die Kosten und übernehmen alle kaufmännischen Aufgaben rund um die Planung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.

Von der Idee zum Event: Konzeption und Organisation

Ob Konzerte, Kongresse, Messen, Ausstellungen oder Stadtteilfeste: Jede größere Veranstaltung muss exakt geplant und vorbereitet werden. Wie viele Besucher werden erwartet? Welche Räumlichkeiten braucht man? Werden Dolmetscher benötigt? Ist eine Genehmigung erforderlich? Veranstaltungskaufleute beraten ihre Kunden in allen Fragen kompetent. Sie entwickeln Veranstaltungskonzepte, kalkulieren die Kosten und erstellen Angebote. Die Liste ihrer Aufgaben ist lang, denn sie begleiten ein Ereignis von Anfang bis zum Ende. Für das Sommerfest der Stadt etwa planen sie gemeinsam mit dem Kulturbeauftragten und den Bürgervertretern, welche Musik und welche Verkaufsstände geeignet sind und wie man die Geschäfte in der Stadt mit einbeziehen kann. Flexibel, einfallsreich und mit viel Organisationstalent koordinieren sie alle an einer Veranstaltung beteiligten Stellen und wählen einen geeigneten Veranstaltungsort aus. Sie korrespondieren z.B. mit Behörden, um Veranstaltungen anzumelden, Genehmigungen zu erhalten und sich ggf. über Auflagen zu informieren. Am Computer berechnen sie die Kosten und erstellen Ablauf- und Regiepläne, die sie dann umsetzen. Sie sind auch für die gesicherte Finanzierung einer Veranstaltung zuständig; zu diesem Zweck erstellen sie Kosten- und Gewinnpläne und überwachen deren Einhaltung. Dabei richten sie sich nach der Zielgruppe und den wirtschaftlichen Gegebenheiten. Auch für die Sicherheit sind die Veranstaltungskaufleute verantwortlich - dazu beurteilen sie zum Beispiel die Räumlichkeiten und veranlassen ggf. Absperr- und Brandschutzmaßnahmen sowie den Einsatz von Ordnungs- und Sicherheitspersonal. Darüber hinaus erledigen sie allgemeine Verwaltungsaufgaben z.B. im Personalwesen und wirken an der Kosten- und Erlösplanung mit. Nach Beendigung einer Veranstaltung führen sie Erfolgskontrollen durch und erstellen die Endabrechnung.

Während der Veranstaltung

Wenn alles fertig geplant ist, sorgen Veranstaltungskaufleute auch für die Durchführung einer Veranstaltung. Sie arbeiten also nicht nur im Büro, sondern reisen beispielsweise zum Veranstaltungsort, kontrollieren Einrichtungen, Aufbauten, Technik sowie Dekorationen und weisen das Personal ein. Auch während der Veranstaltung selbst sind sie vor Ort - deshalb müssen sie bei ihren Arbeitszeiten sehr flexibel sein. Oft geht es hektisch zu, und vieles lässt sich nicht exakt vorhersehen. Versagt die Tonanlage beim Konzert? Ist die Kühlanlage für die Getränke ausgefallen? Haben sich Nachbarn über Ruhestörung beschwert? Damit es nicht so weit kommt, planen Veranstaltungskaufleute für möglichst viele Eventualitäten voraus; wenn aber dennoch Probleme auftreten, bewahren sie einen kühlen Kopf und finden mit viel Improvisationstalent schnell eine Lösung.

Marketing und mehr

Eine Veranstaltung kann nur erfolgreich sein, wenn sie gut vermarktet wird und ihre anvisierte Zielgruppe anspricht. Veranstaltungskaufleute kennen den Veranstaltungsmarkt genau und entwerfen Veranstaltungskonzepte, die den Erwartungen der jeweiligen Zielgruppe gerecht werden. Sie erarbeiten Werbe- und Marketingkonzepte und sorgen für deren Durchführung: Wenn sie beispielsweise die Tour einer Band organisieren, sorgen sie auch dafür, dass die Tourdaten im Internet und eventuell auch in sozialen Netzwerken veröffentlicht sowie Plakate, Flyer und weiteres Promotion-Material an die Veranstalter vor Ort verschickt werden. In kleineren Betrieben sind sie ggf. auch selbst an der Gestaltung und Verteilung entsprechender Werbemittel beteiligt. Veranstaltungskaufleute stellen im Hintergrund alle Aspekte der Organisation sicher, von der Kundenakquise über die kreative Entwicklung bis zu kaufmännischen Leistungen wie Buchhaltung oder Warenbestellung.

Aufgaben und Tätigkeiten im Einzelnen

  • Veranstaltungen konzipieren und organisieren
    • Kunden akquirieren, beraten, informieren und betreuen, Angebote für Veranstaltungen erstellen
    • an der Entwicklung von zielgruppengerechten Veranstaltungskonzepten mitwirken
    • Konzepte und Ergebnisse präsentieren
    • Ausschreibungen vorbereiten, Angebote einholen, Unterlagen von Künstlern/Künstlerinnen beschaffen, ordnen und archivieren, an der Vertragsgestaltung mitwirken
    • Kosten- und Gewinnpläne erstellen, auf wirtschaftliche Rentabilität der Veranstaltung achten
    • Ablauf- und Regiepläne erstellen, dabei je nach Veranstaltungsart mit Künstlern/Künstlerinnen, Architekten/Architektinnen, Designern/Designerinnen, Technikern/Technikerinnen, Produzenten/Produzentinnen und Agenten/Agentinnen zusammenarbeiten
    • Veranstaltungsrisiken kalkulieren und bewerten
    • alle an einer Veranstaltung beteiligten Arbeiten, Stellen, Firmen und Mitwirkende koordinieren
    • veranstaltungstechnische Anforderungen, Gegebenheiten und Vorschriften berücksichtigen, beispielsweise in Fragen der Sicherheit, der Infrastruktur (Verkehrsanbindung, Verpflegung, Toiletten, Parkplätze) oder bezüglich des Schutz- und Ruhebedürfnisses von Anwohnern
    • Genehmigungen einholen, Veranstaltungen ggf. anmelden
    • Endkalkulationen, -abrechnungen und Erfolgskontrollen durchführen
  • Veranstaltungen durchführen
    • Ablauf- und Regiepläne umsetzen, dabei je nach Veranstaltungsart mit Künstlern/Künstlerinnen, Architekten/Architektinnen, Designern/Designerinnen, Technikern/Technikerinnen, Produzenten/Produzentinnen und Agenten/Agentinnen zusammenarbeiten
    • veranstaltungstechnische Einrichtungen, Veranstaltungs- und Organisationsabläufe überwachen
  • im Marketing den Veranstaltungsmarkt beurteilen, Marketingkonzepte erarbeiten und durchführen
    • Werbematerialien wie Plakate, Flyer, Werbebroschüren etc. erstellen und verteilen (lassen)
  • allgemeine Verwaltungsaufgaben erledigen
    • Organisationsabläufe und Verwaltungsprozesse gestalten und organisieren, kaufmännische Geschäftsvorgänge bearbeiten und Kalkulationen durchführen
    • personalwirtschaftliche Vorgänge bearbeiten